Conociendo los manuales, su clasificación y diagrama de flujo

✭MANUALES ADMINISTRATIVOS✭

❏ Los administradores dan cada vez más importancia al manejo de información en su búsqueda constante de la combinación correcta de estrategia, motivación, tecnología y diseño de la organización, que permitan mantener una ventaja competitiva.

 Las empresas deben formalizar la información en función de su estructura y operación para testimoniar, internamente entre sus miembros, cómo se encuentran organizados, cómo es su funcionamiento, cuál es su razón de ser y hacia dónde se encaminan. Toda la información referente a este cometido se tiene que transmitir para hacerla del conocimiento del personal, para que su participación sea acorde a los propósitos perseguidos y apegados a los lineamientos establecidos. Por lo tanto, la administración utiliza los instrumentos conocidos como MANUALES ADMINISTRATIVOS. 

❏ Los manuales administrativos son documentos que sirven como medios de comunicación y coordinación que permiten registrar y transmitir en forma ordenada y sistemática la información de una organización.

Los manuales presentan una visión conjunta del organismo social, asó como la ejecución correcta de las actividades a realizar por los integrantes para propiciar la informidad del trabajo. Los manuales administrativos, como el manual de organización y el manual de procedimientos, permiten que el personal conozca a la empresa, su historia, estructura, procesos, objetivos, politicas, etc. Los manuales administrativos en particular el manual de calidad y el manual de procedimientos, sirven de base para la evaluación de la operación de la empresa, al llevar a cabo la auditoría administrativa. 

 OBJETIVOS DE UN MANUAL

✦Presentar una visión de conjunto de la organización
✦Precisar las funciones asignadas a cada unidad administrativa
✦Establecer claramente el grado de autoridad y responsabilidad de los distintos niveles jerárquicos
✦Coadyuvar a la correcta atención de las labores asignadas al personal
✦Permitir el ahorro de tiempo y esfuerzo en la realización del trabajo
✦Funcionar como medio de relación y coordinación con otras organizaciones 
✦Servir como vehículo de información a los proveedores de bienes, prestadores de servicios, usuarios y clientes

¿CÓMO SE CLASIFICAN? 

POR SU CONTENIDO ➱

✦ DE ORGANIZACIÓN: Donde se especifican las diversas unidades orgánicas que componen la empresa 

✦ DE PROCEDIMIENTOS: Donde se establecen la principales procedimientos que ocurren en el interior de la empresa

✦ DE POLÍTICAS: Se determinan las políticas que guiarán el accionar de la empresa

✦ DE BIENVENIDA: Diseñado especialmente para los nuevos empleados, en este manual se detallan los antecedentes de la empresa, misión, visión, valores, etc.

POR SU AMBITO ➱

✦ GENERALES: Que contienen información de la totalidad de la organización

✦ ESPECIFICOS: Que consignan información específica o de una determinada área

 

POR SU NATURALEZA ➱

✦ MICRO ADMINISTRATIVO: Son los manuales que corresponden a una sola organización. Pueden referirse a ella en forma general o circunscribirse a alguna de sus áreas en forma específica.

✦ MACRO ADMINISTRATIVO: Son los documentos que contienen información de mas de una organización.

✦ MESO ADMINISTRATIVO: Incluyen a una o mas organizaciones de un mismo sector de actividad o ramo específico.

POR SU ÁMBITO➱

✦ MANUALES GENERALES: Contienen información global de la empresa.

✦ MANULES ESPECÍFICOS:  Contienen información detallada de toda la empresa o de una de sus áreas

✦ Un ejemplo de un manual administrativo de procedimientos es el Manual de la empresa Coca-Cola FEMSA: https://www.femsa.com/wp-content/uploads/2019/10/IS_KOF_2014.pdf

✦¿Cómo hacer un manual administrativo?: https://www.youtube.com/watch?v=CNMJVHjbJro

CONCLUSIÓN

❏  Los manuales son un instrumento importante en la administración, pues persiguen la mayor eficiencia y eficacia en la ejecución del trabajo asignado al personal para alcanzar los objetivos de cualquier empresa, así como la de las unidades administrativas que lo constituyen. 

En esencia, los manuales representan un medio de comunicación de las decisiones de la administración concernientes a políticas, organización y procedimientos. En la moderna administración, el volumen y la frecuencia de dichas decisiones continúan en aumento.

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✭DIAGRAMAS DE FLUJO✭

❏ Un diagrama de flujo es un diagrama que describe un proceso, sistema o algoritmo informático. Se usan ampliamente en numerosos campos para documentar, estudiar, planificar, mejorar y comunicar procesos que suelen ser complejos en diagramas claros y fáciles de comprender.

Los diagramas de flujo emplean rectángulos, óvalos, diamantes y otras numerosas figuras para definir el tipo de paso, junto con flechas conectoras que establecen el flujo y la secuencia. Pueden variar desde diagramas simples y dibujados a mano hasta diagramas exhaustivos creados por computadora que describen múltiples pasos y rutas.

 

TIPOS DE DIAGRAMAS DE FLUJO 

✦ El diagrama de PERTEI diagrama de flujo de trabajo

✦ El diagrama de flujo de carriles 

✦ El diagrama de flujo de datos (DFD) 

✦ El diagrama de flujo de procesos (PFD )

✦ El modelo y notación de procesos de negocios (BPMN 2.0) 

✦ El diagrama de flujo de lenguaje de especificaciones y descripciones (SDL) 

✦ El diagrama de flujo de cadena de procesos impulsada por eventos (EPC)

 USO DE LOS DIAGRAMAS DE FLUJO

✦ Documentar un proceso: Los diagramas de flujo son magníficos para trazar y documentar algún proyecto o proceso colaborativo.

✦ Simplificar y visualizar ideas o procesos complejos: No todos los miembros del equipo tendrán el tiempo (o los recursos) para leer detenidamente un proceso documentado largo y complicado. Los diagramas de flujo son muy útiles para que cualquiera pueda seguir el flujo de trabajo, entender las tareas y analizar los pasos individuales de manera rápida y sencilla.

✦ Organizar al equipo y asignar tareas con efectividad: Representa visualmente un proceso que pueda facilitar la asignación de tareas a los miembros del equipo y organiza el trabajo del grupo de manera que todo fluya mejor.

✦ Tomar decisiones y justificarlas: Las decisiones, con frecuencia, parecen ser mucho menos intimidantes y complicadas cuando están dispuestas en un diagrama de flujo. Los diagramas de flujo también pueden ser útiles para ver las consecuencias de esas decisiones, lo que facilita la anticipación y argumentación de los pasos a seguir.

✦ Identificar y evitar cuellos de botella o problemas: Los diagramas de flujo son muy útiles para descubrir cuellos de botella o inconvenientes antes de que se vuelvan problemas graves. Con el trazado del proceso entero en esta guía visual, puedes seguir cada paso y, a la vez, garantizar que se dediquen el tiempo y los recursos suficientes para cada tarea.

✦ Estandarizar los procesos: Una vez que el diagrama de flujo está listo, puedes reutilizarlo para otros proyectos o procesos similares. A la larga, tanto el equipo como tú ahorrarán tiempo (y evitarán el estrés).

✦ Dar seguimiento al progreso de un proyecto: Como es muy fácil seguir los pasos del diagrama de flujo, siempre es posible detectar en qué etapa del proceso o proyecto se encuentra el equipo en un momento dado. Simplifica muchísimo el seguimiento del progreso y también ofrece un panorama general excelente de las tareas que falta finalizar

 SIMBOLOGÍA

✦ ¿Cómo hacer un diagrama de flujo?: https://www.youtube.com/watch?v=u6fusP6JLgg

CONCLUSIÓN

❏  Los diagramas de flujo son importantes porque nos facilita la manera de representar visualmente el flujo de datos por medio de un sistema de tratamiento de información, en este realizamos un análisis de los procesos o procedimientos que requerimos para realizar un programa o un objetivo.